Antrag:

Der Stadtrat möge beschließen:
Die Geschäftsordnung der Stadt Donauwörth wird überarbeitet mit nachstehenden Zielsetzungen:
1. zeitnahe Fertigstellung der Niederschrift
2. Niederschrift enthält u.a. genauen Wortlaut der getroffenen Beschlüsse
3. Information der Stadträte über Einstellung von Dokumenten usw. im Ratsinformationssystem erfolgt jeweils zeitgleich (z.B. automatisch über „newsletter-Funktion“)
4. über Einwendungen gegen den Inhalt von Sitzungsniederschriften entscheidet das jeweilige Gremium
5. Festlegung, wie die Genehmigung der Sitzungsniederschrift erfolgt
6. Veröffentlichung der Niederschriften aus öffentlichen Sitzungen über die  Homepage der Stadt Donauwörth (newsletter-Funktion)

 

Begründung:

Zu 1.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass Niederschriften teilweise erst nach ungewöhnlich langer Zeit (teilweise über 2 Monate) zur Verfügung stehen. Dies ist für einen zügigen und korrekten Geschäftsgang nicht hilfreich.
Sitzungsniederschriften müssen vom Stadtrat genehmigt (Art. 54 Abs. 2 GO). Sie sollten daher zeitnah, möglichst innerhalb weniger Tage erstellt und dem Stadtrat zur Kenntnis gebracht werden (siehe 3.), u.a. auch, da ein Vollzug von Beschlüssen vor Genehmigung der Niederschrift nicht angebracht ist.

Zu 2.
Grundsätzlich sollte bei Beschlüssen immer der genaue Wortlaut festgehalten werden. Dies ist bislang nicht immer der Fall. Ein Beispiel ist hier die Dokumentation der Beschlussfassung zu meinem Antrag „Informationsfreiheitssatzung“. Im tatsächlich gefassten Beschluss vom 29.09.2016, der u.a. auch von der Donauwörther Zeitung dokumentiert worden ist, bekam die Verwaltung den Auftrag „… innerhalb eines Jahres ein stimmiges Konzept für mehr Transparenz und bürgernähere Informationsflüsse auszuarbeiten“ (so damals der genaue Wortlaut).
Im erst viel später erschienenen Protokoll der öffentlichen Sitzung heißt es zu diesem Punkt jedoch: „Der Stadtrat bekräftigt, dass Bürgeranfragen transparent, zeitnah und bürgerfreundlich bearbeitet werden sollen. Die Verwaltung soll Kriterien hierzu erarbeiten.“

Zu 3.
Derzeit erfolgt keine Information, ab wann z.B. Anträge, Sitzungsvorlagen, Sitzungsniederschriften oder zusätzliche Informationen im Ratsinformationssystem zur Verfügung stehen.
Wenn man daher als Stadtrat die im RIS neu eingestellten Informationen  frühestmöglich einsehen möchte, muss man daher bislang sich „auf Verdacht“ im RIS einloggen und nachsehen. Diese Vorgehensweise ist ziemlich müßig, insbesondere da man auf manche Dokumente auch schon mal etwas länger warten muss (siehe 1.).

Zu 4.
Selten, aber doch, kommt es zu Einwendungen gegenüber dem Inhalt von Sitzungsniederschriften. Die Behandlung derartiger Einwendungen erfolgt teilweise lediglich auf dem „Verwaltungsweg“ (z.B. Beanstandung vom 12.08.2015).
In der Geschäftsordnung der Stadt Augsburg heißt es dazu beispielsweise: „Über die gegen den Inhalt der Niederschrift vorgebrachten Einwendungen entscheidet das jeweilige Gremium; Änderungen sind als Nachtrag zu der betreffenden Niederschrift aufzunehmen.

Zu 5.
Wenn künftig Benachrichtigung erfolgt, dass die Niederschrift zur Verfügung steht (siehe Vorschlag zu 4.) kann meines Erachtens die derzeitige Handlungsweise  (stillschweigendes Einverständnis) beibehalten werden. Andernfalls sollte die Genehmigung formal bestätigt werden.

Zu 6.
In der jetzigen Fassung der Geschäftsordnung heißt es bezüglich den Niederschriften öffentlicher Sitzungen:
„(1) In die Niederschriften über öffentliche Sitzungen können alle Gemeindebürger Einsicht nehmen; dasselbe gilt für auswärts wohnende Personen hinsichtlich ihres Grundbesitzes oder ihrer gewerblichen Niederlassungen im Stadtgebiet (Art. 54 Abs. 3 Satz 2 GO).“
Im Sinne von „mehr Transparenz und bürgernähere Informationsflüsse“ sollten
Niederschriften aus öffentlichen Sitzungen mit dem Mindestinhalt nach Art. 54 Abs. 1 GO den Bürgern „barrierefrei“ im Internet zur Verfügung gestellt werden. Die rechtliche Möglichkeit ist hierzu lt. Innenministerium gegeben (siehe auch  https://www.datenschutzbayern.de/verwaltung/Niederschr.htm).
Genutzt wird diese Möglichkeit bereits nicht nur von Großstädten, wie München und Augsburg, sondern auch von etwas kleineren Kommunen, wie u.a. Wemding und Möttingen.

 

Antrag vom 20.01.2019:
„Änderung der Geschäftsordnung der Stadt Donauwörth bezüglich Abschnitt IV. Sitzungsniederschrift“

 

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Nachtrag vom 09.02.2019

Ganz neu ist ab Februar 2019 der „Stadt Donauwörth – Newsletter“.
Bleibt abzuwarten, ob dieser Service tatsächlich für spürbar mehr Transparenz und Bürgerfreundlichkeit führt.

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